Aktualności

    Przed przystąpieniem do wypełniania formularza oferty w konkursie na realizację zadania publicznego należy przeczytać całe ogłoszenie konkursowe, łącznie z załącznikami. Może brzmi to zabawnie, ale często zdarza się, że organizacje składające projekty, czy to z zaaferowania, czy z pośpiechu pomijają szczegóły dotyczące poszczególnych konkursów (zawarte w tabelce w załączniku dotyczącym konkursu) – a jest tam mowa m.in. o tym, jakie załączniki należy dołączyć, jakie rodzaje wkładu własnego są akceptowane (np. czy wyłącznie finansowy, czy rzeczowy, osobowy) etc. Bez znajomości tych detali nasz projekt, z dużym prawdopodobieństwem, nie będzie odpowiadał na założenia danego konkursu.

  Przede wszystkim logika interwencji!

  W języku projektu oznacza to, iż: działania muszą być odpowiedzią na realny, zdefiniowany problem; każde działanie musi przynosić rezultaty, zaś osiągnięcie rezultatów musi przekładać się na realizację założonych celów. Zrealizowanie celów zaś pozwoli rozwiązać zdefiniowany na początku problem. Organizacje często się w tym gubią. Szczególny kłopot sprawia im formułowanie rezultatów. Aby sobie ułatwić zadanie, organizacje mogą oddzielnie podawać rezultaty „twarde” i „miękkie” – wszystko w odniesieniu do poszczególnych działań.

   Kolejna rzecz to formułowanie celów. Te nierzadko są bardzo ogólne i ambitne, np. „podniesienie poziomu szczęścia mieszkańców”. Czy rzeczywiście do tego może przyczynić się półroczny, roczny czy nawet wieloletni projekt? Lepiej, aby cele projektu były realne, nie muszą być konstruowane z takim rozmachem, muszą natomiast wynikać w podejmowanych działań.

Mówiąc o logice interwencji, należy odnieść się do bardziej ogólnej kwestii, czyli: najpierw powstaje projekt (jest odpowiedzią na realne, zaobserwowane przez nas potrzeby danej społeczności), a dopiero potem przelewamy go na papier. Nigdy nie zaczynamy pisania projektu od odpowiedzi na pytania zadane w formularzu oferty. Tutaj dotykamy kolejnego zagadnienia. Co prawda, zapotrzebowanie na realizację projektu musi wynikać z rzeczywistej sytuacji, to jednak możliwe jest, że pewne działania podejmowane w różnych przedsięwzięciach będą się powtarzać. Będzie tak np. w przypadku organizacji specjalizującej się w organizacji wypoczynku dla dzieci. Wówczas uważajmy na funkcję kopiuj-wklej. Komisjom konkursowym zdarzało się oceniać projekty, w których w ramach wypoczynku letniego oferowano bogatą paletę sportów zimowych…

   Niełatwym zadaniem dla części organizacji jest konstrukcja budżetu. W projektach trudności może sprawić także jego realizacja, jeśli poszczególne kategorie określimy zbyt szczegółowo. Jeśli np. planujemy zakup materiałów biurowych, nie wymieniajmy ich wszystkich w liście zamkniętej (co planujemy kupić wymieniamy w nawiasach bez podawania ilości i ceny). Oszczędzimy sobie w ten sposób niepotrzebnego aneksowania umowy, jakie niosą za sobą zmiany w projekcie podczas jego realizacji.

Budżet bezwzględnie powinien być adekwatny do działań. Jeśli jakieś działanie nie niesie za sobą kosztów, należy to uwzględnić w jego opisie. Jeśli z jakiegoś powodu wpisujemy w budżecie kwoty znacząco różniące się od tych rynkowych, pamiętajmy o podaniu informacji, dlaczego tak się dzieje (np. gdy nasza organizacja ma porozumienie na preferencyjne ceny w drukarni etc.). Służy do tego rubryka „inne informacje mające znaczenie przy ocenie budżetu”. Jeśli to pominiemy, Komisja może uznać, iż nasz projekt, przy założonych cenach (gdy są one wyraźnie niższe od rynkowych) jest niemożliwy do realizacji.

    Organizacjom składającym projekty często sprawia kłopot wycena pracy wolontariuszy. Tymczasem zasada jest prosta: pracę wolontariusza wyceniamy tak, jakbyśmy wycenili pracę wykonującej takie samo zadanie, otrzymującej wynagrodzenie. Godzina pracy wolontariusza roznoszącego ulotki będzie zatem „tańsza” niż godzina pracy wolontariusza tłumaczącego nasz raport etc.

   Mniej znaczy więcej

   Co prawda, w formularzu oferty nie ma limitu znaków, nie warto jednak w projekcie „lać wody”. Komisja i tak będzie musiała wyszukać informacje kluczowe ze względu na realizację projektu. Lepiej jej to ułatwić rzeczowym i czytelnym opisem. Skoro czytelnym, to ważna jest także strona edytorska: stosowanie punktów, wytłuszczeń etc. tak, aby wyróżnić poszczególne zagadnienia. Ocena wniosków składanych do urzędu miasta różni się od tej stosowanej w projektach unijnych przede wszystkim tym, że nie bazuje na punktach. Oznacza to, że członkowie Komisji konkursowej dyskutują ze sobą poszczególne projekty i wybierają najlepsze na zasadzie konsensusu. Tym bardziej warto postarać się o jasny, czytelny, spójny opis przedsięwzięcia.

   Nie warto odpadać formalnie!

   W konkursach organizowanych przez urząd miasta istnieje możliwość wcześniejszego sprawdzenia poprawności oferty pod względem formalnym. Oznacza to, że kilka dni przed zamknięciem konkursu można uzyskać informację, czy nasza oferta spełnia wymogi formalne czy nie. Jeśli nie – mamy czas na uzupełnienie braków.

   Gdy już otrzymamy dotację, dbajmy o prawidłowe rozliczenie. Do oczywistych powodów, dla których warto to robić, można dodać ten, że historia sprawozdawczości poszczególnych organizacji znana jest Komisji konkursowej. Przy dużej konkurencji, gdzie jest wiele dobrych projektów, informacja o tym, jak organizacja wywiązywała się z obowiązków sprawozdawczych przy realizacji poprzednich, może mieć kluczowe znaczenie.