Konkursy dotacyjne

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia nr 668/2018

z dnia 27.03.2018 r.

 

Ogłoszenie

 

Ogłasza się otwarty konkurs na wybór operatora konkursu na mikrodotacje w ramach regrantingu na realizację w 2018 roku zadania publicznego w zakresie promocji i organizacji wolontariatu.

 

§1.

Rodzaj zadania i wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania

 

obszar - promocja i organizacja wolontariatu – 5 tys. zł;

zadania preferowane:

- wspieranie i rozwój lokalnych inicjatyw,

- wzmacnianie i promocja działalności organizacji pozarządowych, promocja idei wolontariatu.

 

§ 2.

Zasady przyznawania dotacji

 

1.        Podmiotami uprawnionymi do złożenia oferty są organizacje oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które zgodnie ze swoim statutem są uprawnione do realizacji zadań z danego zakresu. Szczegółowe warunki realizacji zadania zostaną określone w umowie na wykonanie zadania publicznego.

 

2.        Adresatami zadań są mieszkańcy miasta i gminy Nowa Dęba.

 

3.        Zasady przyznania dotacji zawarte są w  ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania i w Programie Współpracy Gminy Nowa Dęba z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na 2018 rok.

 

4.        Zlecenie realizacji w/w zadań publicznych będzie miało formę wspierania zadań wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji.

5.        Celem otwartego konkursu ofert jest wyłonienie podmiotu zwanego dalej operatorem, który przeprowadzi konkurs na mikrodotacje, od momentu ogłoszenia konkursu do momentu rozliczenia przyznanych w jego ramach dotacji.

6.        Mikrodotacje to dotacje w rozumieniu art. 127 ust. 1 pkt. 1 lit. e oraz art. 221 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) przeznaczonymi na realizację zadania publicznego wskazanego w § 1.

7.        Podmiotami uprawnionymi do złożenia oferty na operatora są organizacje pozarządowe w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy.

8.             Operator ubiegający się o dotację zobowiązany jest wykazać się:

a.    przygotowaniem merytorycznym i doświadczeniem we wspieraniu finansowym sektora pozarządowego;

b.    posiadaniem bazy lokalowej wyposażonej w sprzęt i pomoce niezbędne do realizacji zadania;

c.    posiadaniem lub zagwarantowaniem wykwalifikowanej kadry.

9.             Zadanie powinno być wykonane w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.

10.         Koszty pośrednie mogą stanowić maksymalnie 10 % całości zadania (dotacja, finansowy i pozafinasowy wkład własny,).

11.  Oferowane zadanie realizowane będzie przez operatora w terminie 1 kwietnia 2018 r. do 30 listopada 2018r.

12.  Operator powinien wykazać minimum 50 % wkładu własnego, z czego minimum 40% tej kwoty to finansowy wkład własny.

13.   Do zadań operatora, wybranego w ramach otwartego konkursu ofert, będzie należało:

1) opracowanie dokumentacji konkursowej, w tym:

a.       Regulaminu konkursu na mikrodotacje wraz z procedurą monitoringu;

b.      Regulaminu wyboru członków i prac komisji konkursowej oceniającej złożone oferty na mikrodotacje, z zastrzeżeniem, że w pracach komisji ma brać udział co najmniej jeden przedstawiciel Urzędu Miasta i Gminy Nowa Dęba;

c.       wzorów dokumentów wykorzystywanych przy realizacji konkursu na mikrodotacje, w tym oferty, umowy oraz sprawozdania z realizacji mikrodotacji (możliwe jest zastosowanie wzorów z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania.

2)   przeprowadzenie konkursu na mikrodotacje dla podmiotów uprawnionych, zgodnie z ustawą, w sposób zapewniający jawność i uczciwą konkurencję:

a.       ogłoszenie konkursu;

b.      zebranie ofert w konkursie, ocena i wybór realizatorów projektów;

c.       podpisanie umów na realizację projektów;

d.      wypłata dotacji na realizację projektów;

e.       monitoring merytoryczno - finansowy realizacji projektów;

f.       rozliczenie realizacji projektów;

g.      rozliczenie realizacji całości zadania;

h.      prowadzenie punktu informacyjno-doradczego dla organizacji w zakresie przygotowania ofert w okresie składania ofert oraz dla realizatorów projektów w okresie ich realizacji,

i.        Operator zobowiązany jest do ogłoszenia co najmniej jednego naboru wniosków w ramach konkursu. W przypadku nie rozdysponowania wszystkich środków – do ogłoszenia kolejnego konkursu.

14.  Wysokość przyznanej dotacji może być niższa niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku operator  może przyjąć zmniejszenie kosztorysu zadania lub wycofać swoją ofertę.

15.  W ramach mikrodotacji dopuszczalny jest każdy rodzaj wkładu własnego (finansowy, rzeczowy oraz niefinansowy w postaci wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy).

16.  Realizatorami projektów w ramach konkursu na mikrodotacje mogą być organizacje pozarządowe w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy, których działalność statutowa mieści się w obszarze zadań publicznych.

17.  Projekty wyłonione przez operatora w konkursie na mikrodotacje mogą być realizowane najpóźniej do dnia 30 listopada 2018 r.

18.  Szczegółowe i ostateczne warunki realizacji, finansowania i rozliczenia zadania zostaną określone w umowie zawartej pomiędzy Gminą Nowa Dęba a operatorem.

19.  Operator oraz realizatorzy projektów zobowiązani są do stosowania ustawy o ochronie danych osobowych, w sytuacji gromadzenia danych osobowych związanych z konkursem.

§ 3.

Terminy składania ofert i  realizacji zadania

 

20.  Wysokość środków publicznych przeznaczonych na wsparcie realizacji zadania wynosi  5 000 zł (słownie: pięć tysięcy złotych).

21.  Termin składania wniosków -  do 25 kwietnia 2018 r. do godz. 15.30 . Decyduje data wpływu do Urzędu Miasta i Gminy Nowa Dęba.

22.  Miejsce składania oferty – Oferty należy składać w zamkniętej kopercie w Biurze Obsługi Klienta Urzędu Miasta i Gminy Nowa Dęba.

23.  Termin rozstrzygnięcia konkursu – do 20 dni roboczych od terminu składania wniosków

24.  Termin realizacji zadań – mieści się w przedziale od 1 maja do 30 listopada 2018 r.

25.   Koszty kwalifikowane z dotacji  zrealizowane od dnia podpisania umowy do końca realizacji zadania

26.  Do oferty należy dołączyć załączniki, spełniające kryterium ważności, tj.:

1)        W przypadku rejestracji w innej ewidencji niż KRS - wyciąg z ewidencji nieprowadzonej przez Burmistrza Miasta i Gminy Nowa Dęba, albo inne dokumenty potwierdzające status prawny wnioskodawcy i umocowanie osób go reprezentujących;

2)        W przypadku wyboru sposobu reprezentacji podmiotów składających ofertę wspólną innego niż KRS – dokumenty potwierdzające upoważnienie do działania w imieniu oferenta;

3)        Kopia umowy lub statutu spółki potwierdzona za zgodność z oryginałem
w przypadku gdy oferent jest spółką prawa handlowego.

4)        zasady i tryb przeprowadzania konkursu na realizatorów projektów, w tym warunki i kryteria ich wyboru oraz zasady i sposób monitorowania i oceny realizowanych przez nich projektów.

5)        Opcjonalnie - dokumentację potwierdzającą dotychczasowe doświadczenie oferenta w realizacji regrantingu.

27.  Oferta oraz inne dokumenty  wymagające podpisów ze strony podmiotu, powinny być podpisane przez osoby wskazane w Krajowym Rejestrze Sądowym, innym rejestrze lub ewidencji oraz w statucie lub innym równoważnym dokumencie, posiadające na dzień składania oferty prawo reprezentacji podmiotu:

1)      W przypadku, gdy osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi podpis musi być złożony pełnym imieniem i nazwiskiem w sposób czytelny i z podaniem funkcji;

2)      W przypadku składania kserokopii (na każdym etapie zlecenia zadania), każda strona musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem podpisem oraz datą potwierdzenia zgodności dokumentu;

3)      Terenowe oddziały organizacji (nie posiadające osobowości prawnej) mogą złożyć ofertę wyłącznie za zgodą zarządu głównego organizacji (tj. na podstawie pełnomocnictwa  udzielonego przez zarząd główny);

4)      W przypadku, gdy oferta jest podpisana przez inne osoby niż wskazane w aktualnym odpisie potwierdzającym wpis do właściwej ewidencji lub rejestru należy dołączyć pełnomocnictwo – wraz z potwierdzeniem wniesienia opłaty skarbowej (na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 listopada 2006r. o opłacie skarbowej).

28.  Podanie dodatkowych informacji dotyczących rezultatów realizacji zadania publicznego (tabela w pkt. 5 oferty: Zakładane rezultaty zadania publicznego; Planowany poziom osiągnięcia rezultatów; Sposób monitorowania rezultatów/źródło informacji o osiągnięciu wskaźnika) nie jest obowiązkowe.

29.  Każdy oferent może złożyć jedną ofertę na poszczególne zadanie wymienione w ogłoszeniu.

30.    Złożenie oferty nie jest równoznaczne z zapewnieniem przyznania dotacji lub przyznaniem dotacji w wysokości określonej w ofercie.

 

§ 4.

Warunki realizacji zadania

 

31.    Operator, jak również realizator końcowy zobowiązuje się do wykorzystania przekazanych środków finansowych zgodnie z celem, na jaki je uzyskał i na warunkach określonych umową w zakresie opisanym w ofercie oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dotyczy to także ewentualnych przychodów uzyskanych przy realizacji umowy, których nie można było przewidzieć przy kalkulowaniu wielkości dotacji oraz odsetek bankowych od przekazanych przez Zleceniodawcę środków, które należy wykazać i wykorzystać wyłącznie na wykonanie zadania.

32.  Operator, jak również realizator końcowy jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

33.    W przypadku wykazywania wkładu własnego w formie pracy wolontariusza, operator, jak również realizator końcowy zobowiązany jest do przedłożenia wraz ze sprawozdaniem końcowym porozumienia/umowy wolontariackiej oraz oświadczeń rozliczających pracę wolontariuszy.

34.    Wszystkie płatności rozliczane z dotacji muszą być bezwzględnie zrealizowane w okresie realizacji zadania, przy czym dla wydatków z dotacji kwalifikowalność data będzie określona szczegółowo w zawartej umowie (od dnia podpisania umowy do końca realizacji zadania).

35.    Umowy cywilno-prawne zawarte z osobami zatrudnionymi przy realizacji projektu powinny mieć wyspecyfikowany zakres zadań, wysokość stawki godzinowej (min. 13,7 zł/godz.) ilość godzin jakie osoba musi przepracować oraz wysokość wynagrodzenia.

36.    Rozliczenie własnego wkładu finansowego lub pozafinansowego przez operatora, jak również realizatora końcowego musi być potwierdzone stosownymi dokumentami oraz realizowane proporcjonalnie do realizacji całego zadania i środków dotacji.

37.  Operator, jak również realizator końcowy realizując zlecone zadanie, zobowiązuje się do informowania w wydawanych przez siebie, w ramach zadania, publikacjach, swoich materiałach informacyjnych, plakatach, poprzez media, na swojej stronie internetowej, jak również stosownie do charakteru zadania, poprzez widoczną w miejscu jego realizacji tablicę, baner oraz przez ustną informację kierowaną do odbiorców, o fakcie dofinansowania realizacji zadania przez Gminę Nowa Dęba. Na wszystkich materiałach powinien być zamieszczony herb Gminy Nowa Dęba oraz w informacja  „Zadanie dofinansowane z budżetu Gminy Nowa Dęba”.

38.  Koszty związane z wyjazdami uczestników zadania operatora, jak również realizatora końcowego mogą być rozliczane:

1)      na podstawie faktur wystawionych przez przewoźnika. Faktura zawiera takie elementy jak: trasa, ilość przejechanych kilometrów, stawkę za kilometr,

2)      bilety PKS I PKP

3)      delegacją służbową na samochód prywatny użyty do celów służbowych, kwotą w wysokości maksymalnie 0,65 zł/km. Delegacje mogą być wystawione jedynie na osoby, z którymi zawarto umowę o pracę lub umowę/porozumienie wolontariackie.

39.    Zwracane są jedynie koszty transportu. Koszty ryczałtu i diet pozostają po stronie operatora

40.    Wszyscy beneficjenci końcowi (odbiorcy projektów realizatorów) muszą być objęci obowiązkowym ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków.

41.    Środki przyznanej dotacji będą przekazywane zgodnie z zawartą umową w sprawie realizacji zadania publicznego.

42.    Realizacja wszystkich kosztów winna być udokumentowana odpowiednimi dokumentami księgowymi.

43.    Płatnicy VAT kalkulują i rozliczają zadanie w kwotach netto.

 

44.         Dotacje nie będą udzielane na:

1) koszty bieżące podmiotów, nie związane z wykonaniem zleconego zadania publicznego w tym wynagrodzenia osobowe (np. obsługa księgowa, informatyk, obsługa biurowa) , utrzymanie i wyposażenie biura (np. opłaty czynszowe, abonamenty, rachunki telefoniczne, koszty przejazdów, materiały biurowe, opłaty pocztowe oraz komputery, telefony, faksy, itp.)

2) remonty i prace budowlane,

3) wydatki poniesione na przygotowanie wniosku i sprawozdania;
4) zadania i zakupy inwestycyjne,
5) pokrycie deficytu przedsięwzięć zrealizowanych w latach poprzednich,
6) udzielanie pomocy osobom fizycznym i prawnym,
7) wyjazdy zagraniczne,
8) działalność gospodarczą podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego,
9) działalność polityczną, wyznaniową itp.

10) koszty związane z prowadzeniem rachunku bankowego z wyłączeniem subkonta utworzonego na potrzeby obsługi bankowej dotacji,

11)    finansowanie działalności oferenta nie związanej z realizacją zadania,

12)    podatków od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odliczony w oparciu o ustawę o podatku od towarów i usług

13)    zakupu nieruchomości gruntowej, lokalowej, budowlanej,

14)    zakupu środków trwałych,

15)    amortyzacji,

16)    leasingu,

17)    rezerw na pokrycie przyszłych strat lub zobowiązań,

18)    odsetek z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań,

19)    kosztów procesów sądowych,

20)    nagród, premii i innych form bonifikaty rzeczowej lub finansowej dla osób zajmujących się realizacją zadania,

21)    zakupu napojów alkoholowych,

22)    opłat za zajęcie pasa drogowego oraz kosztów związanych z uzyskaniem informacji publicznej.

 

45.  Nie będą kwalifikowane do rozliczeń:

1)      Faktury wewnętrzne,

2)      Paragony,

3)      Koszt delegacji osoby zatrudnionej na umowę cywilno-prawną (umowa zlecenie, umowa o dzieło).

 

46.  W ramach dotacji pokryte mogą być tylko koszty kwalifikowane. Aby koszty mogły być uznane za  kwalifikowane:

1) muszą stanowić koszty rzeczywiście niezbędne do zrealizowania projektu,

2) muszą być udokumentowane w sposób umożliwiający ocenę realizacji projektu pod względem  rzeczowym i finansowym.

 

47.  W przypadku dokonania płatności w formie bezgotówkowej – dokumentem potwierdzającym jest wydruk/potwierdzenie przelewu bankowego z konta oferenta wskazanego do obsługi zadania.

 

§ 5.

Tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert

48.    Decyzję o wyborze ofert, które uzyskają dotację oraz wysokości dotacji podejmuje Burmistrz Miasta i Gminy Nowa Dęba w formie zarządzenia, po zasięgnięciu opinii Komisji Konkursowej, zgodnie trybem postępowania zawartym w Programie Współpracy Gminy Nowa Dęba z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na 2018 rok.

49.    Burmistrz Miasta i Gminy Nowa Dęba powoła Komisję Konkursową, która dokona oceny formalnej i merytorycznej zgłoszonych ofert oraz przedstawi propozycję wyboru Oferenta realizującego zadanie wraz z kwotą dotacji w terminie do 5 dni roboczych od daty końcowego posiedzenia Komisji Konkursowej;

50.    W pierwszej kolejności dokonywana jest ocena formalna zgodnie z Kartą oceny formalnej stanowiącej załącznik nr 3.

51.    Po ocenie formalnej możliwe jest uzupełnienie ofert, które będą posiadały braki wyłącznie w zakresie:

1) uzupełnienie brakujących podpisów pod ofertą w przypadku, gdy oferta nie została podpisana przez wszystkie osoby uprawnione statutowo do zaciągania zobowiązań majątkowych,

2) złożenie podpisu pod załącznikami do oferty przez osoby uprawnione statutowo do zaciągania zobowiązań finansowych majątkowych o ile takie będą złożone zgodnie z wymaganiami konkursu,

3) poświadczenie za zgodność z oryginałem złożonych dokumentów przez osoby uprawnione statutowo do zaciągania zobowiązań majątkowych,

4) uzupełnienie oferty o brakujące załączniki.

52.  W przypadku stwierdzenia braków formalnych (usuwalnych) oferent zostanie wezwany, na adres e-mail lub telefon podany w ofercie, do ich usunięcia w terminie 3 dni. Wyniki wstępnej oceny formalnej wszystkich złożonych na konkurs ofert zostaną przekazane Komisji Konkursowej. Wezwanie do uzupełnienia ofert będzie przekazane na piśmie za potwierdzeniem odbioru (dopuszcza się przekazanie wezwania pocztą elektroniczną).

53.  Oferty posiadające braki formalne po upływie terminu na ich uzupełnienie zostaną zaopiniowane przez Komisję negatywnie.

54.   Po ocenie formalnej dokonywana jest ocena merytoryczna.

55.  Ocena merytoryczna ofert dokonywana jest indywidualnie przez członków Komisji zgodnie z Kartą oceny merytorycznej stanowiącej załącznik nr 4.

56.  Oferty, które nie uzyskały minimum 60% punktów w ocenie merytorycznej oceniane są negatywnie.

57.  Decyzję o udzieleniu dotacji podejmuje Burmistrz Miasta i Gminy Nowa Dęba po zapoznaniu się z opinią Komisji Konkursowej.

58.  Decyzja Burmistrza jest ostateczna i nie podlega odwołaniu.

59.  Wyniki konkursu podaje się do publicznej wiadomości.

60.  O przyznaniu lub odmowie przyznania dotacji na dane zadanie oferent zostanie poinformowany na piśmie.

§6.

W roku 2017 nie było dotacji na realizację zadania publicznego tego samego rodzaju.

 

§ 7.

Informacje dodatkowe

 

61.  Informacje dotyczące konkursu można uzyskać w Urzędzie Miasta i Gminy Nowa Dęba, III piętro, pok. 303, tel. 846 26 71 w. 303, osoba odpowiedzialna – Maryla Siudem.

 

 

62.  Formularze ofert dostępne są w Urzędzie Miasta i Gminy Nowa Dęba, pok. 303 oraz na stronie internetowej: www.nowadeba.pl w zakładce organizacje pozarządowe/konkursy.

 

 

63.  Organ administracji publicznej unieważnia otwarty konkurs ofert, jeżeli: nie złożono żadnej oferty lub żadna z ofert nie spełnia wymogów zawartych w ogłoszeniu. Informacja o unieważnieniu konkursu zostanie podana do publicznej wiadomości.

 

 

64.  Wykaz podmiotów, którym przyznano dotacje, nazwę zadania i wysokość przyznanych kwot dotacji na realizację tych zadań zostanie opublikowany na stronie internetowej gminy oraz zostanie wywieszony na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta i Gminy.